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政府采购项目档案管理存在的问题及改进措施

作者: 张红虹 來源: 犍为县融媒体中心 發布時間: 2019年05月12日 點擊數: 6102



政府采購項目檔案管理存在的問題及改進措施

作者:张红虹?? 单位:犍为县公共资源交易服务中心

政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄和史料,包括政府集中采購機構和業務代理機構在進行政府采購項目過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲象、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。政府采購項目檔案在政府采購工作的重要作用日益顯著。

以問題爲導向,創新舉措,紮實做好政府采購項目檔案管理工作,保證檔案資料的真實性、完整性,具有十分重要的意義。政府集中采購機構和業務代理機構應該高度重視政府采購項目檔案管理工作,進一步規範政府采購項目檔案管理,切實加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理,確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失。

一、政府采購項目檔案管理工作中存在的主要問題和原因

近年来,各地相关部门纷纷结合实际制定了采购项目档案管理暂行办法。但在实际采购项目档案在收集范围、分类标准 、整理方法、排列编目、归档期限的划定等方面,仍然存在一定问题,具体表现为以下几个方面:

1.檔案管理人員缺乏專業培訓,導致歸檔材料不完整。

首先,政府采購項目檔案管理部門很少有一些比較專業的工作人員,甚至有些檔案管理人員學曆較低,缺乏專業的工作培訓,缺乏基本檔案管理相關的知識技能,缺乏完成檔案管理工作的能力。有些政府采購項目裝檔存在漏項,采購的項目委托任務書,項目的前期准備材料,招標文件材料,開標文件材料,投標文件材料,評審文件材料,中標文件材料,大多數已完善。但是項目合同,驗收文件材料多有疏漏。其次,大部分從事檔案管理的相關工作人員缺乏基本操作使用計算機的技能,更不能利用各種現代化的數據技術將整個檔案內容進行相應的開發以及研究。

2.管理制度和設施不完善,造成檔案泄密。

部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动,造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而,在实际工作中,有的采购单位在开标结束后,没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走,或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去,造成泄密。

二、完善政府采購項目檔案管理工作的思路與措施

1.加強學習培訓,不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質。

首先,必須更新管理理念,不斷提升檔案管理工作人員自身的綜合素質。要從思想上高度重視政府采購項目檔案的管理。增強集采機構采購項目檔案的歸檔意識,加強對《政府采購法》《政府采購法實施條例》和《檔案法》等相關法律、法規的宣傳學習,發揮檔案管理工作的較大價值,爲政府采購中心的正常運行以及發展提供更多有價值的信息資源。其次,結合政府采購中心的實際情況,組織相應的工作人員參加一些涉及專業知識、計算機知識等的綜合能力培訓活動,培養工作人員成爲綜合能力較高的人才,爲檔案管理工作打下堅實的人才基礎。

2.完善政府采購項目檔案管理制度,提高工作效率。

政府采購項目檔案管理工作實際上涉及各個方面,能夠准確地反映出政府采購中心整體的項目開展情況,所以必須建立一個科學合理的檔案管理制度,加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理,建立健全政府采購項目檔案查閱、複制登記制度。確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失。通過實踐證明,建立完善的管理制度,能夠有效提升檔案管理工作的效率。

3.多措並舉,著力提高檔案管理水平。

不斷加強政府采購中心各個層面人員對檔案管理工作的認識具有重要的意義。受到各種因素的影響以及制約,政府采購項目檔案管理工作實際上並沒有充分發揮自身的價值,一些項目負責人只有在需要檔案的時候才想起檔案工作。因此,在新常態背景下,需要加強政府采購中心內部對檔案管理工作的管理意識,科學、系統地完成政府采購項目檔案資源的管理工作,完成檔案管理工作的開發利用,並充分利用現代化的技術手段,做好每一項工作。同時要加大對政府采購項目檔案管理的實際投入,得到資金以及人員的大力支持,不斷改善檔案工作的環境,利用先進的科學技術,實現大數據的檔案管理。還可以結合實際情況,適當聘請退休的檔案管理工作人員,這些工作人員擁有非常豐富的工作經驗,利用他們掌握的豐富專業知識,幫助完善政府采購項目的檔案管理制度,從事對檔案資源進行科研的工作,發揮現代的技術力量,較終實現政府采購項目檔案管理工作自身具有的較大價值。

綜上所述,政府采購項目檔案管理屬于一項非常複雜的系統工程,管理水平以及管理的質量能夠直接影響整個政府采購中心順利的發展。這就需要建立並完善政府采購項目檔案管理工作制度,並做好管理工作的責任劃分;提升工作人員對檔案管理相關工作重要性的認識;積極引進各種先進的技術手段,實現檔案現代化管理,爲政府采購中心的檔案管理工作打下良好的基礎;利用完善的管理模式爲政府采購中心內部的工作提供有價值的信息資源,保證政府采購中心工作的順利進行,推動政府采購中心的不斷進步與發展。

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